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Verlorene Überweisungsumsätze durch fehlendes Tracking
Logische Schätzung: 5–10 % der überwiesenen Patienten gehen der Praxis als Recall-/Folgebehandlungsfälle verloren, entsprechend ca. 10.000–50.000 AUD Umsatzverlust pro Praxis und Jahr (auf Basis von 800.000–1.200.000 AUD Jahresumsatz und 300–600 AUD durchschnittlichem zurückkehrendem Behandlungswert pro überwiesenem Patienten).Australienweit verweisen Allgemeinzahnärzte regelmäßig Patienten an Spezialisten für Oralchirurgie, Endodontie, Parodontologie oder komplexe Prothetik, typischerweise via Fax, E‑Mail oder papierbasiertem Formular, obwohl viele Kliniken bereits eReferral bevorzugen.[2] Ohne integrierte, bidirektionale digitale Prozesse (z.B. automatisierte Statusupdates, verbindliche Rücküberweisungen, Recall-Workflows) verlieren Praxen systematisch den Überblick, ob behandlungsbedürftige Patienten nach dem Spezialisteneingriff zur definitiven Versorgung oder regelmäßigen Prophylaxe zurückkehren. In der Regel liegt der Anteil der Gesamtumsätze aus Recall/Bestandspatienten bei 60–80 % des Praxisumsatzes; wenn 5–10 % der überwiesenen Patienten in dieser Kette „versanden“, ist dies eine direkte, wiederkehrende Umsatzlücke. Bei einer typischen Kleintagespraxis mit 800.000–1.200.000 AUD Jahresumsatz und 10–20 % Anteil an Patienten, die mindestens einmal im Jahr an Spezialisten überwiesen werden, bedeuten 5–10 % verlorene Rückkehrer schnell fünfstellige Beträge pro Jahr an nicht realisierten Füllungen, Kronen, Parodontalsitzungen und Prophylaxeterminen.
Einnahmeverluste durch abgelehnte oder gekürzte Zahnleistungsansprüche wegen fehlerhafter CDT-Codierung
Quantified: Typischerweise 2–5 % des jährlichen Versicherungsumsatzes als nicht realisierte Erlöse; bei einem Praxisumsatz von AUD 1 Mio. entspricht dies etwa AUD 20.000–50.000 pro Jahr an verlorenen oder gekürzten Erstattungen.International dental billing guidance shows that incorrect or outdated CDT codes are a persistent cause of claim denials and reduced payments, because insurers only pay for services that are properly coded and supported by documentation.[1][5][6][8] Claims missing required CDT codes or using retired codes are often rejected outright, or the insurer reimburses at a lower‑value alternative code. In Australia, many dental practices interact with overseas‑backed or policy‑driven coding frameworks (and local fee schedules) that mirror CDT logic; when claims are submitted with coding errors, the end result is the same: unreimbursed chair time and write‑offs. If a practice has annual billings of AUD 1–2 million and even 2–3 % of claims value is chronically denied or written off due to coding/documentation defects, this equates to AUD 20,000–60,000 per year in avoidable revenue leakage.
Zahlungsverzug durch Nachforderungen und erneute Einreichung fehlerhaft codierter Zahnleistungsansprüche
Quantified: Typisch 5–10 Stunden Administrationsaufwand pro Monat (ca. AUD 250–600 Lohnkosten) für Nachbearbeitung fehlerhaft codierter Claims plus 10–20 % der Monatsforderungen (z.B. AUD 8.000–30.000) dauerhaft um 2–4 Wochen verzögert, was Zins- und Liquiditätskosten von grob AUD 500–1.500 pro Jahr verursacht.Fachartikel zum Dental Billing betonen, dass unvollständige oder fehlerhafte Codierung bei der Anspruchseinreichung zu Zahlungsverzögerungen führt, weil Versicherer Rückfragen stellen, zusätzliche Dokumentation verlangen oder die Claims zunächst ablehnen.[1][5][6][8] Jede Korrektur erfordert erneute Bearbeitung, Kommunikation mit dem Versicherer und mögliche Terminverschiebungen für Patienten. In einem typischen australischen Dentalbetrieb mit monatlichen Versicherungsforderungen von AUD 80.000–150.000 kann eine Verzögerung von 2–4 Wochen auf 10–20 % der Forderungen einen Liquiditätsstau von AUD 8.000–30.000 pro Monat erzeugen. Zusätzlich bindet die Nachbearbeitung von abgelehnten Ansprüchen typischerweise mehrere Stunden pro Woche an administrativer Arbeitszeit.
Überhöhte Verwaltungskosten für manuelles Ratenmanagement
Quantified: ~8–40 admin hours/month (AUD 240–1,600/month; AUD 3,000–20,000 p.a.) in excess labour on manual payment‑plan management per practice.Practice‑management and revenue‑cycle platforms market themselves on reducing administrative burden through automation of patient reminders, statements, and payment‑plan workflows.[1][3][5][6] Without such tools, front‑desk and accounts staff spend substantial time updating spreadsheets, calling patients before due dates, editing plan terms, and manually posting payments to ledgers. For a practice with 100–300 active payment plans, even 5–10 minutes per plan per month for monitoring and follow‑up equates to 8–40 staff hours monthly. At a loaded admin wage of AUD 30–40/hour, this is AUD 2,400–19,200 per year; in multi‑chair or multi‑site clinics the figure can easily exceed AUD 30,000 when including error correction and training of new staff.