Verzögerter Zahlungseingang und Liquiditätsengpässe durch manuelles Konferenz-Cashflow-Management

Definition

Konferenzplanung verursacht bereits Monate vor dem Event hohe fixe Kosten (Venue-Anzahlungen, F&B-Deposits, AV, PCO-Honorare, Marketing).[1][3][6] Professionelle PCOs betonen deshalb explizit die Bedeutung von Cashflow-Management und Budgetpuffern.[1][6] Viele Verbände verzichten jedoch auf strikte Vorauszahlung von Registrierungsgebühren, splitten Sponsoringzahlungen unstrukturiert oder fakturieren spät, was zu offenen Forderungen unmittelbar vor dem Event führt. Logic-basiert führt dies zu: (1) erhöhtem Working-Capital-Bedarf von typischerweise AUD 100.000–300.000 bei mittelgroßen Konferenzen (400–800 TN) über 3–6 Monate, was Opportunitätskosten oder Zinsen von konservativ 5–10 % p.a. entspricht (AUD 5.000–15.000), und (2) 40–120 Stunden zusätzlichem manuellen Aufwand für Mahnungen, Zahlungsabgleiche, manuelle Rechnungsstellung und Abstimmung mit Sponsoren. PCOs lösen dieses Problem durch integrierte Registrierung, Vorauszahlung und laufendes Reporting; deren Geschäftsmodell adressiert genau diese Cashflow-Risiken.[1][4][6][7]

Why This Matters

The Pitch: Australische Verbände 🇦🇺 binden pro größerer Jahreskonferenz typischerweise AUD 100.000–300.000 unnötig lange in Vorleistungen und verlieren zusätzlich 40–120 Arbeitsstunden pro Event durch manuelles Debitoren- und Cashflow-Management. Automatisierte Payment-Flows, Frühbucherlogik und integrierte Abrechnung verkürzen Time-to-Cash deutlich.

Affected Stakeholders

Finanzvorstand / Treasurer, Finance & Administration Manager, Association CEO, Conference Manager / Secretariat, Board Finance Committee

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