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Mehrkosten durch ineffiziente Filialübergreifende Einsatzplanung

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Definition

Für Mehrfilialunternehmen im Einzelhandel ist die Koordination von Mitarbeitenden über mehrere Standorte komplex. Ohne zentrale Software führen unterschiedliche lokale Pläne zu Doppelverplanungen, Überschneidungen und Leerzeiten, in denen Mitarbeitende in einer Filiale keinen vollen Arbeitseinsatz haben, während anderswo Unterdeckung herrscht.[6] Anbieter wie TeamUltim betonen, dass zentralisierte Planung die Vermeidung von Über‑ und Unterbesetzung über Standorte hinweg ermöglicht und so Arbeitskosten reduziert.[6] LOGIK: Wenn 5–10 % der Arbeitszeit filialübergreifend nicht optimal ausgelastet ist (Wartezeiten, Überschneidungen, unnötige Wegezeiten), entspricht das bei 200 FTE in einer Kette und durchschnittlichen Personalkosten von 35.000 € je FTE einem vermeidbaren Kostenblock von 350.000–700.000 € jährlich. Speziell in der Lebensmittelbranche mit hohen Öffnungszeiten (6–7 Tage, lange Tage) verschärfen fehlende zentrale Planungswerkzeuge dieses Problem.

Key Findings

  • Financial Impact: Geschätzt: 2–4 % der Personalkosten bei Mehrfilialunternehmen; Beispiel: 350.000–700.000 € pro Jahr bei 200 FTE.
  • Frequency: Laufend, bei jeder wöchentlichen/monatlichen Planung und bei Schichtumbesetzungen.
  • Root Cause: Dezentrale, nicht integrierte Dienstplanung je Filiale; keine Echtzeit-Übersicht, wo Mitarbeitende eingesetzt sind; fehlende Abbildung von Reisezeiten und Standortwechseln im System.

Why This Matters

This pain point represents a significant opportunity for B2B solutions targeting Retail Groceries.

Affected Stakeholders

Regionalleiter, Filialleiter, HR/Personaleinsatzplanung, Controlling

Deep Analysis (Premium)

Financial Impact

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Current Workarounds

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Methodology & Sources

Data collected via OSINT from regulatory filings, industry audits, and verified case studies.

Evidence Sources:

Related Business Risks

Überstundenkosten durch fehlerhafte Personaleinsatzplanung

Typisch: 3–6 % der jährlichen Personalkosten; Beispiel: ca. 50.000–150.000 € pro Jahr für eine Lebensmittelkette mit 100–300 Beschäftigten durch unnötige Überstunden und Zuschläge.

Bußgelder und Nachzahlungen wegen Verstößen gegen Arbeitszeitgesetz und Ruhezeiten

Bußgeldrahmen: bis zu 15.000 € pro Verstoß nach § 22 ArbZG; typisch im Handel: fünfstellige Summen je Prüfung bei systematischen Verstößen plus Nachzahlungen von Lohn- und Sozialversicherungsbeiträgen im Bereich 20.000–100.000 €.

Umsatzverlust durch Unterbesetzung und lange Warteschlangen an Kassen

Typisch: 1–3 % des Jahresumsatzes als vermeidbarer Umsatzverlust; Beispiel: 200.000–600.000 € pro Jahr bei 20 Mio. € Umsatz.

Fehlbuchungen und Lohnnachzahlungen durch manuelle Zeiterfassung

Typisch: 30.000–60.000 € pro Jahr an Lohnnachzahlungen und Korrekturaufwand für eine Kette mit ca. 300 Mitarbeitenden; zusätzlich 0,5–1 FTE Verwaltungsaufwand (~20.000–40.000 €).

Kundenunzufriedenheit und Abwanderung wegen instabiler Öffnungszeiten und Servicequalität

Geschätzt: 1–2 % des Jahresumsatzes als dauerhafter Umsatzverlust; Beispiel: 300.000–600.000 € pro Jahr bei 30 Mio. € Umsatz.

Manuelle Bestellaufteilung bei mehreren Lieferanten

10-20 Stunden/Woche manuelle Arbeit; höhere Lagerkosten durch Fehlallokationen

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