Verzögerter Zahlungseingang durch manuelle Abrechnung und Nachbearbeitung von Brillenaufträgen

Definition

Australische Optikerketten geben an, dass die Herstellung maßgefertigter Brillen 7–10 Werktage bis zur Fertigstellung benötigt, plus 2–9 Tage Versand, insbesondere in regionalen Gebieten.[2][7] Andere Anbieter sprechen von 14–21 Werktagen für das Einsetzen der Gläser, bevor die Ware überhaupt versandfertig ist.[6] Viele traditionelle Praxisprozesse sehen vor, dass der Patient einen Teilbetrag oder gar nichts anzahlt und der Rest bei Abholung der fertigen Brille gezahlt wird – ein Muster, das mit langen Durchlaufzeiten zu spürbarer Verzögerung des Zahlungseingangs führt. Darüber hinaus kommt es vor, dass Patienten ihre fertigen Brillen nicht zeitnah, manchmal gar nicht, abholen; dann muss Personal mehrfach telefonisch oder per SMS nachfassen, was zusätzliche Arbeitszeit bindet, ohne sicheren Zahlungseingang. Parallel dazu erfordert die Abrechnung und das Matching von Ansprüchen gegenüber privaten Health Funds (z. B. für optische Leistungen) in vielen Praxen noch manuelle Schritte, insbesondere wenn verschiedene Systeme für klinische Daten, Kasse und Fund-Claims genutzt werden. Während für Laborleistungen, Fassungs- und Glaseinkäufe oft kürzere Zahlungsziele gelten, verschiebt sich die Kundenzahlung somit nach hinten und erzeugt einen negativen Cashflow-Gap. Logisch betrachtet entspricht jeder zusätzliche Tag im Order-to-Cash-Zyklus einem zusätzlichen Tag, an dem die Praxis Material- und Lohnkosten vorfinanziert. Wenn z. B. der durchschnittliche Auftragswert für Brillen bei AUD 350 liegt und 1.000 Aufträge permanent in der „Warteschleife“ zwischen Bestellung und Zahlung hängen, entspricht eine Verkürzung des Zyklus um 7 Tage einer Working-Capital-Reduktion von ca. 7 × (350.000/365) ≈ AUD 6.700. Umgekehrt bindet ein unnötig verlängerter Zyklus diesen Betrag dauerhaft.

Why This Matters

The Pitch: Optometry practices in Australia 🇦🇺 binden 10–20 Tage zusätzlichen Working Capital pro Auftrag, wenn Zahlungen erst bei Abholung verbucht werden und Nachfassprozesse manuell laufen. Automatisierung von Anzahlungsanforderungen, Online-Zahlung vor Bestellung und digitalem Recall-Management verkürzt die Time-to-Cash deutlich.

Affected Stakeholders

Practice Manager, Accounts/Finance, Front-of-house/Reception, Optical Dispenser

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