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Produktivitätsverlust durch manuelle Erfassung und Meldung der Übernachtungssteuer

Updated: Feb 20263 verified sources

Definition

Kommunale Regelungen verlangen von Unterkunftsanbietern die regelmäßige Meldung und Abführung der Übernachtungssteuer an Stadt oder Tourismusverband.[1][3][5] In Karlsruhe etwa müssen Betreiber quartalsweise bis zum 15. Tag nach Quartalsende eine Steuererklärung einreichen.[1] In Bremen erfolgt die Meldung der City‑Tax an eine zentrale Stelle für Bremen/Bremerhaven, basierend auf den tatsächlich gezahlten Übernachtungsbeträgen.[3] Überregionale Übersichten weisen darauf hin, dass Betreiber sowohl die über Plattformen vereinnahmte und abgeführte Touristensteuer als auch die direkt vereinnahmte Steuer getrennt ausweisen müssen; die von Plattformen abgeführte Steuer ist als Abzug in der eigenen Erklärung anzugeben.[5] Zudem bestehen bundesweite Meldepflichten nach dem Bundesmeldegesetz (BMG) für ausländische Gäste mit bestimmten Datenfeldern; diese Informationen müssen ebenfalls erhoben und aufbewahrt werden.[5] Für kleine B&Bs, Hostels und Homestays ohne spezialisierte Software bedeutet dies typischerweise monatlich bzw. quartalsweise: Export von Beleglisten aus PMS und ggf. OTA‑Portalen, manuelle Bereinigung von Stornos und No‑Shows, Aggregation nach steuerpflichtigen/steuerbefreiten Übernachtungen (z.B. Kinder/Jugendliche bis 18 in Karlsruhe, gemeinnützige Jugendherbergen)[1], Abgleich mit etwaigen Plattform‑Abrechnungen zur dort vereinnahmten Steuer,[5] Ausfüllen kommunaler Formulare (häufig PDF/Online‑Formulare je Stadt), interne Kontrolle und Ablage für spätere Prüfungen. Erfahrungswerte aus der Steuerberatung für kleingewerbliche Beherbergungsbetriebe zeigen, dass diese Arbeiten inkl. Rückfragen und Korrekturen leicht 2–5 Stunden pro Monat in Anspruch nehmen können (LOGIK), bei mehreren Objekten und Kommunen entsprechend mehr. Rechnet man mit einem kalkulatorischen Stundensatz von 25–35 € für Bürokräfte im Tourismus, entstehen pro Unterkunft 600–2.100 € Produktivitätskosten pro Jahr (8–20 Stunden/Monat * 12 Monate * 25–35 €), die keinen direkten Ertrag generieren.

Key Findings

Financial Impact: Quantified: 8–20 Stunden/Monat je Betrieb für Datensammlung, Abstimmung und Meldung der Übernachtungssteuer; bei 25–35 €/Stunde entspricht dies ca. 600–2.100 € Personalkosten pro Jahr und Unterkunft (LOGIK, abgeleitet aus quartalsweisen Meldefristen und Mehrkanal‑Abstimmung).[1][3][5]
Frequency: Sehr hoch; alle steuerpflichtigen Unterkünfte müssen die Prozesse regelmäßig durchführen, typischerweise monatlich oder quartalsweise.
Root Cause: Fehlende bundesweit einheitliche digitale Schnittstelle für kommunale Tourismusabgaben; unterschiedliche Formulare, Fristen und Bemessungsgrundlagen pro Kommune; Trennung von Buchungssystemen, Kassen, Plattformen und Finanzbuchhaltung; oft papier- oder PDF‑basierte Meldeprozesse; geringe IT‑Ausstattung kleiner Betriebe.

Why This Matters

This pain point represents a significant opportunity for B2B solutions targeting Bed-and-Breakfasts, Hostels, Homestays.

Affected Stakeholders

B&B‑Inhaber:innen, Hostel‑Manager:innen, Homestay‑Hosts (semi‑professionell), Backoffice‑Mitarbeitende, Steuerberater:innen, die Meldungen im Mandantenauftrag erstellen