Nicht abgerechnete Zusatzleistungen bei Eventvermietungen

Definition

Historische Locations wie Museen und Schlösser bieten neben der reinen Raumvermietung regelmäßig Zusatzleistungen an: exklusive Führungen, Sonderöffnungszeiten außerhalb regulärer Öffnungszeiten, technische Ausstattung, Außenflächen, gastronomische Pakete und Rahmenprogramme.[1][2][3][5][8][10] Diese Leistungen werden oft individuell verhandelt und teilweise kurzfristig während der Veranstaltung ergänzt (z.B. längere Nutzungsdauer, zusätzliche Räume, zusätzliche Führungen oder Technik). Ohne integrierte Event- und Abrechnungssysteme bleiben diese Mehrleistungen häufig nur in E-Mails oder bei einzelnen Mitarbeitern dokumentiert und fließen nicht vollständig in die Schlussrechnung ein. Bei typischen Mieten im mittleren vier- bis fünfstelligen Bereich pro Veranstaltung und einem Zusatzleistungsanteil von 10–30 % führt bereits ein systematischer Nichterfassungsgrad von 10–20 % zu einem Umsatzleck von ca. 2–5 % des Eventumsatzes pro Jahr. In der Praxis berichten Eventlocations und Dienstleister von vergessenen Technikpauschalen, nicht berechneten Verlängerungsstunden und nicht fakturierten Zusatzflächen, insbesondere wenn externe Agenturen (z.B. Museum & Location GmbH für Staatliche Museen zu Berlin) eingebunden sind und Medienbrüche zwischen Anfrage, Angebot, Vertrag und Rechnung bestehen.[1][2][3][8] Eine fehlende Leistungsüberleitung vom Eventplan in die Faktura ist die zentrale Ursache.

Why This Matters

This pain point represents a significant opportunity for B2B solutions targeting Historical Sites.

Affected Stakeholders

Eventmanager historischer Stätten, Vermietungs-/Location-Manager, Finanz- und Buchhaltungsabteilung, Externe Eventagenturen, Leitung Museum/Schlossbetrieb

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