Doppelte Ausgaben durch nicht erkannte Privat- oder nicht geschäftliche Kosten

Definition

In Australia, reimbursable expenses must be directly related to business, reasonable, documented and aligned with ATO guidelines as well as internal policies.[1][4][10] In manual office‑admin environments, managers often prüfen nur oberflächlich, ob ein Beleg vorhanden ist, ohne die Policy‑Konformität (z.B. private Anteile bei Telefon, nicht zugelassene Bewirtungen, nicht genehmigte Büroeinkäufe) vollumfänglich zu kontrollieren. Dies führt dazu, dass das Unternehmen Ausgaben ersetzt, die entweder privat, nicht notwendig oder nicht konform sind, und diese zusätzlich als abzugsfähige Betriebsausgaben mit Vorsteuerabzug verbucht. Die realen Kosten bestehen aus der reinen Cash‑Ausgabe plus möglicher späterer Steuerrückzahlungen, wenn der Fehler in einer ATO‑Prüfung entdeckt wird. Typischerweise liegen unberechtigte oder überhöhte Spesen in internationalen Studien im Bereich von 1–3 % des gesamten Spesenvolumens; angewandt auf ein Büro‑Verwaltungsumfeld mit z.B. 200.000 AUD jährlichen Auslagen ergibt dies 2.000–6.000 AUD an direkten Fehlzahlungen pro Jahr (LOGIC‑Schätzung).

Why This Matters

The Pitch: Office‑Administration‑Teams in Australien 🇦🇺 verlieren leicht 1–3 % ihrer erstatteten Aufwendungen (z.B. Reisekosten, Verpflegung, Bürobedarf) durch fehlerhafte oder ungerechtfertigte Erstattungen. Automatisierte Policy‑Prüfung und Beleg‑Matching bei der Spesenfreigabe eliminiert diese Doppel- und Fehlzahlungen.

Affected Stakeholders

Office Manager, Finance Officer, Accounts Payable Clerk, HR/Payroll Administrator, Line Manager/Approver

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