Produktivitätsverlust durch manuelle Bearbeitung von Spesenbelegen in der Büroverwaltung

Definition

Australian expense claim systems require detailed steps such as receipt collection, attaching documentation, GST separation, expense categorisation, and record‑keeping for audit and tax purposes.[4] The ATO requires employers to keep detailed records of reimbursements, including receipts, invoices, purpose, amount and date, for at least five years.[2][4] In vielen Büros werden diese Schritte manuell durch Office‑Administratoren durchgeführt: Belege einsammeln, Daten in Tabellen oder Finanzsysteme tippen, Belege ablegen und für potenzielle ATO‑Prüfungen archivieren. Für ein mittelgroßes Unternehmen mit 50–100 Spesenreports pro Monat ist ein Zeitbedarf von 15–30 Minuten pro Report (Datenerfassung, Rückfragen, Freigabe, Ablage) realistisch, was 12–50 Stunden pro Monat ergibt (LOGIC). Bei einem voll belasteten Stundensatz von z.B. 50 AUD/Kopf entstehen daraus Prozesskosten von ca. 600–2.500 AUD pro Monat (7.200–30.000 AUD pro Jahr), die größtenteils auf manuelle, repetitive Tätigkeiten entfallen, die durch digitale Expense‑Management‑Systeme automatisierbar sind.

Why This Matters

The Pitch: Office‑Administration‑Teams in Australien 🇦🇺 verbrauchen typischerweise 20–40 Stunden pro Monat für die manuelle Bearbeitung, Klassifizierung und Ablage von Spesenreports. Automatisierte Belegerfassung, OCR und integrierte Genehmigungsworkflows können diese Kapazitätsverluste um 50–70 % reduzieren.

Affected Stakeholders

Office Administrator, Accounts Payable Clerk, Finance Officer, Line Manager (Approver)

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