Dance Companies Business Guide
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All 42 Documented Cases
Unvollständige Abrechnung von Touring-Nebenkosten
Quantified: Typisch 2–5 % des Touring-Umsatzes pro Jahr; bei 300.000 € Touring-Volumen ≈ 6.000–15.000 € nicht fakturierte Nebenkosten jährlich.Bei Tourproduktionen fallen zahlreiche variable Kosten an (zusätzliche Transporte, Equipment-Miete, lokale Technikstunden, Hotel- und Reisespesen), die laut Vertrag oft vom Veranstalter zu erstatten sind.[1][3][9] Ohne strukturierte, digitale Erfassung während der Tour gehen Posten in Kassenzetteln, E-Mails und Excel-Listen verloren oder werden nicht fristgerecht fakturiert. Bei typischen Tourgagen im mittleren vier- bis fünfstelligen Bereich pro Vorstellung bedeutet ein nicht abgerechneter Kostenblock von 2–5 % pro Show über eine Saison erhebliche Umsatzeinbußen.
Hoher manueller Aufwand für Musiknutzungsdokumentation und Rechteklärung
Quantified: 15–40 Stunden/Monat manueller Aufwand; bei 40–60 €/h etwa 7.200–28.800 € Opportunitätskosten pro Jahr und KompanieGEMA verlangt für eine korrekte Abrechnung detaillierte Angaben zu Veranstaltungen (Ort, Datum, Art, Fläche, Eintrittspreise) und zum gespielten Repertoire.[1][3] Zusätzlich existiert mit GVL eine weitere Verwertungsgesellschaft für Leistungsschutzrechte, die mit GEMA zusammenarbeitet, aber eigene administrative Anforderungen hat.[1] Tanzunternehmen, insbesondere solche mit wechselnden Programmen, zahlreichen Kursen und Aufführungen, müssen daher fortlaufend dokumentieren, welche Musikwerke in welcher Form genutzt wurden, welche Rechtebasis zugrunde liegt (GEMA, Production Music, Eigenkomposition) und ob besondere Nutzungen wie Aufzeichnung, Streaming oder Tourneen abgedeckt sind. In der Praxis geschieht dies häufig über fragmentierte Excel-Listen, E-Mail-Freigaben und Papierverträge, die von Produktionsleitung, Dramaturgie und Verwaltung gepflegt werden. Für eine mittelgroße Kompanie mit z.B. 50–100 Aufführungen und laufendem Kursbetrieb sind 15–40 Stunden Verwaltungsaufwand pro Monat realistisch, verteilt auf mehrere Personen (Sammlung von Tracklisten, Abgleich mit GEMA-Repertoire, Ausfüllen von Formularen, Korrespondenz mit Verlagen und Produktionsmusik-Anbietern). Bei typischen Vollkosten von 40–60 € pro Arbeitsstunde entspricht dies Opportunitätskosten von etwa 7.200–28.800 € pro Jahr, zuzüglich der entgangenen Erlöse durch nicht wahrgenommene Akquise oder Projektentwicklung während dieser Zeit. Fehlende Automatisierung erhöht zudem das Risiko fehlerhafter Meldungen, was wiederum zu den beschriebenen Nachforderungen und Abmahnrisiken führt.
Verpasste Förderungen durch Antragsfristen
Lost grants: €90,000-600,000 per missed cycle (2-5% annual revenue impact)Analysis of Grant application and compliance reporting risks.
Verzögerte Auszahlung von Gastspielhonoraren durch manuelle Settlements
Quantified: 30–60 zusätzliche Tage DSO auf 200.000 € offene Touring-Forderungen entsprechen Finanzierungskosten von grob 1.000–3.000 € p.a. (je nach Zinssatz) plus Liquiditätsrisiko.Tour- und Veranstaltungsagenturen wie MCT wickeln eine Vielzahl individueller Verträge mit unterschiedlichen Zahlungszielen und Abrechnungsmodalitäten ab.[2] In der freien Tanzszene werden Touring-Erlöse häufig erst nach detailliertem Kosten-Split und Einreichung aller Belege abgerechnet, was ohne automatisierte Workflows leicht zu Verzögerungen von mehreren Wochen führt. Mit Blick auf die ab 2025/2028 stufenweise verpflichtende eRechnung im B2B-Bereich in Deutschland müssen Rechnungen zudem in strukturierten Formaten (XRechnung/ZUGFeRD) gestellt werden; manuelle Konvertierungen und Korrekturen verlängern den Prozess zusätzlich.[BMF-Schreiben, Wachstumschancengesetz – LOGIC] Für Kompanien mit hohem Touring-Anteil führt dies zu dauerhaft erhöhten Forderungslaufzeiten und Liquiditätsengpässen.