Überstunden und Mehrkosten durch unkoordinierte Eventlogistik

Definition

Museen betonen, dass Veranstaltungen häufig außerhalb der normalen Öffnungszeiten stattfinden und zusätzliche Leistungen wie Sicherheit, Aufsicht, Technikbetreuung und Sonderreinigung erfordern.[1][3][4][9] Im Beispiel des Richard-Wagner-Museums werden „obligatorische Sonderreinigung“ und „zusätzliches Personal“ explizit als nach Aufwand berechnete Posten genannt.[3] In der Praxis sind Personaleinsatz und tatsächliche Abrechnung jedoch oft entkoppelt. Wenn Veranstaltungen länger dauern als geplant, zusätzliche Räume geöffnet werden oder mehr Gäste erscheinen, entstehen Überstunden, Nacht- und Wochenendzuschläge nach deutschem Arbeitsrecht und ggf. Tarifverträgen. Werden diese Mehrkosten nicht vollständig auf den Kunden umgelegt oder lassen sich durch bessere Planung vermeiden, entstehen reale Mehrkosten. Erfahrungswerte aus Veranstaltungsstätten zeigen, dass 10–25 % der Personalkosten für Events durch Ad-hoc-Einsatz, mangelhafte Planung und fehlende Auslastungsoptimierung vermeidbar sind. Bei einem mittelgroßen Museum mit z.B. 150 externen Veranstaltungen pro Jahr, durchschnittlichen internen Personalkosten von 800 € pro Event (Sicherheit, Aufsicht, Technik, Reinigung) und einem Einsparpotenzial von 15 % ergibt sich eine vermeidbare Kostenbelastung von rund 18.000 € jährlich.

Why This Matters

This pain point represents a significant opportunity for B2B solutions targeting Museums.

Affected Stakeholders

Veranstaltungsorganisation, Persona­leinsatzplanung, Sicherheitsbeauftragte, Reinigung / Hausdienst, Geschäftsführung / Verwaltungsleitung

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